Datensicherheit mit Google Apps for Business
Die Unternehmen der Westa-Gruppe sind in den Geschäftsbereichen Schienenfahrzeugbau,
Automobilzulieferer, Sanitär-Großhandel, Projektgeschäft und Maschinenbau weltweit tätig. Westaflex,
mit Hauptsitz in Gütersloh, ist ein klassisches B2B-Unternehmen im Bereich Haustechnik und bietet von
Lüftungs- und Heizungssystemen die komplette Hausausstattung. Was das Unternehmen auszeichnet
ist seine hohe Affinität zu Social Media. Foren, Blogs, YouTube, soziale Netzwerke – Westaflex
kommuniziert auf allen Kanälen.
Für den Wechsel zu Google waren für Geschäftsführer Jan Westerbarkey hauptsächlich
Sicherheitsaspekte ausschlaggebend, wie z. B. die verschlüsselte Kommunikation und die Möglichkeit
zur ferngesteuerten Löschung vertraulicher Daten bei Verlust der Android-basierten Endgeräte.
Aber auch das Teilen von Informationen ist mit Google Apps for Business sicherer geworden. Der
Geschäftsführer erklärt das so: „Man kann den Grad der Vertraulichkeit von Dokumenten genauestens
einstellen: wer welchen Zugriff hat, wer bearbeiten darf – auch für Externe. Das ist entscheidend.“
Neben den Sicherheitsaspekten bietet besonders die Verfügbarkeit der Lösung dem Unternehmen
Vorteile bei der täglichen Arbeit. Mit den Mitarbeitern im Außendienst und externen Mitarbeitern
läuft die Kommunikation ausschließlich über die Cloud. Auch innerhalb des Unternehmens ist
sichergestellt, dass alle mit dem neuesten Datensatz arbeiten. So nutzt Westaflex Google Sites für das
Qualitätsmanagement. „Ich weiß, wie alles zusammenhängt und wie in welcher Abteilung der Stand an Fortschritt
ist. Bei Google sieht man die gesamte Chronik“, erklärt Dr.Westerbarkey. Auch die Zusammenarbeit
mit Handwerkern ist viel einfacher geworden. Diese können vor Ort einfach ein Foto von einem fehlenden
Teil machen und über das Handy direkt an ihren Ansprechpartner bei Westaflex schicken. Dieser bringt
das Teil dann beim Bauherrn vorbei. Darüber hinaus garantiert Westaflex seinen Handwerkern die
Angebotserstellung innerhalb einer Viertelstunde über Handy oder Tablet. Diese Arbeitsweise hat sich
als so effizient und einfach erwiesen, dass Westaflex Handwerkern auf Messen sogar einen kostenlosen
Tablet-PC oder ein kostenloses Smartphone zur ersten Bestellung dazu schenkt. Die Umstellung
auf Google war für Geschäftsführer Dr. Westerbarkey ein voller Erfolg: „Wir haben jetzt wieder Zeit,
uns um andere Projekte zu kümmern. Ohne Google Apps for Business würden wir im Tagesgeschäft
untergehen.“ Aber er sieht auch weiterhin Optimierungsbedarf. Mit den neuen Geräten und den
entsprechenden Apps ist es bereits möglich, dass z. B. Heizung und Lüftung miteinander kommunizieren.
Aber demnächst möchte das Unternehmen alles kombinieren und automatisieren. „Alles mit Google,“ so
Dr. Peter Westerbarkey.
Die Ergebnisse:
• Höhere Datensicherheit und eine einfachere Kommunikation unter Mitarbeitern und mit externen Partnern.
• Nutzung von Android-basierten Endgeräten besonders im Außendienst sowie kostenlose Vergabe von Tablet-PCs und Smartphones an Handwerkern. Umstellung auf Google Docs und Google Sites für die interne und externe Zusammenarbeit.
• Verbesserung der Arbeitsabläufe und der Reaktionszeiten durch die Echtzeit-Kommunikation mit Mitarbeitern im Außendienst, externen Mitarbeitern und Handwerkern sowie Maximierung der Datensicherheit.
